| |
ESITTELY
|
| |
Huom! Alla olevat toiminnot on esitelty Pro-versiosta.
Membis Jäsenrekisterin Lite-versio on edullisempi ja toiminnoiltaan suppeampi kuin Membis ohjelman Pro-versio.
Jos käyttöönne riittää ohjelma joka sisältää pääasiassa yhden yhdistyksen jäsenrekisterin, jäsenlaskutuksen ja tuoterekisterin
niin Lite-versio on oikea valinta.
Esittely-/ohjevideot ohjelman eri toiminnoista:
1. Uuden yhdistyksen lisääminen järjestelmään (1 min 53 s)
2. Uuden jäsenen lisääminen yhdistykselle (1 min 46 s)
3. Jäsenlajien käsittely (1 min 12 s)
4. Koulutusten/kurssien käsittely (1 min 27 s)
5. Arvomerkkien käsittely (1 min 28 s)
6. Jäsenkohtaiset muistiinpanot, eli Pvm ja asia -toiminto (1 min 9 s)
7. Jäsen-/asiakaskohtaiset muistutukset (50 s)
8. Uuden asiakkaan lisääminen yhdistykselle (1 min 29 s)
9. Uuden tarjouksen/myyntitilauksen lisääminen (1 min 23 s)
10. Myyntilaskun luonti tarjouksesta/myyntitilauksesta (1 min 5 s)
11. Uuden myyntilaskun lisääminen järjestelmään (1 min 19 s)
12. Jäsenmaksujen muodostaminen (2 min 3 s)
13. Jäsenmaksujen/laskujen lähettäminen sähköpostilla vastaanottajille (1 min 57 s)
14. iPost laskujen lähettäminen (2 min 24 s)
15. Finvoice verkkolaskujen lähettäminen (1 min 58 s)
16. Pankin viiteaineiston lukeminen ja sen kohdistaminen laskuille (1 min 59 s)
17. Maksukehotusten muodostaminen (2 min 19 s)
18. Laskujen lähettäminen Intrum Justitialle muistutettaviksi / perittäviksi (2 min 25 s)
19. Hyvityslaskun tekeminen (1 min 34 s)
20. Maksamattomien jäsenten jäsenyyden päättäminen (1 min 51 s)
21. Laskupäiväkirjan tulostaminen (1 min 5 s)
22. Laskujen arkistointi (1 min 25 s)
23. Ostotilauksen lisääminen järjestelmään (2 min 8 s)
24. Ostolaskun lisääminen järjestelmään (3 min 21 s)
25. Ostolaskun lisääminen järjestelmään pankkiviivakoodilla (2 min 33 s)
26. Maksuaineiston muodostaminen ja lähettäminen (2 min 04 s)
27. Tuotteen lisääminen järjestelmään (52 s)
28. Varusteiden käsittely (1 min 39 s)
29. Sähköpostitiedotteen lähettäminen jäsenille (massapostitus) (1 min 23 s)
30. Varastosaldojen nollaaminen (59 s)
31. Membis Lukemalaskutus (3 min 42 s)
32. Membis Kävijäseuranta (5 min 19 s)
33. Membis Net Ilmoittautumisjärjestelmä (3 min 52 s)
Yhteisöt
Membis Jäsenrekisteriin on mahdollista syöttää rajaton määrä erilaisia yhteisöjä
(yhdistyksiä, joukkueita, jaostoja, yrityksiä jne.). Jokaisen yhteisön tietoja hallitaan omana
kokonaisuutena. Tarvittaessa jokaisen yhteisön tiedot voidaan suojata omalla salasanalla.
Jäsenrekisteri
Jokaiseen yhteisöön voidaan syöttää rajaton määrä jäseniä, ja käyttäjä voi vapaasti luoda
erilaisia jäsenryhmiä. Jokaiselle ryhmälle voidaan määritellä erikseen jäsenmaksun suuruus
sekä harjoitusajat. Ohjelmasta on mahdollista tulostaa kaikille jäsenille tai valituille
jäsenryhmille henkilökortteja, jäsenkortteja, läsnäolokortteja, jäsenluetteloita ja
postitustarroja. Lisäksi ohjelmasta voidaan lähettää jäsenille sähköpostia
massapostituksen avulla.
Asiakasrekisteri
Ohjelmassa on mahdollista ylläpitää myös asiakasrekisteriä, jos yhteisö myy tuotteitaan
muille kuin omille jäsenilleen.
Tarjoukset/Myyntitilaukset
Jos halutaan niin ohjelmaan voidaan syöttää myös tarjouksia ja myyntitilauksia. Näiden pohjalta on mahdollista
tulostaa erilaisia raportteja kuten Tarjouksia, Tilausvahvistuksia, Lähetteitä ja Keräilylistoja. Ohjelma osaa
muodostaa tarjouksista tai myyntitilauksista myös laskuja.
Myyntilaskut
Laskujen muodostaminen on todella helppoa. Uuden laskun muodostaminen tapahtuu muutamalla napin
painalluksella; sillä järjestelmä tuottaa laskuille automaattisesti kaikki perustiedot sekä luo
viitenumeron ja viivakoodin. Ohjelman avulla voidaan muodostaa myös automaattisesti jäsenmaksut
kaikille jäsenille tai valitulle ryhmälle. Laskulle/kuitille on mahdollista lisätä tuotteita myös
viivakoodilukijan avulla. Tästä voit katsoa miltä ohjelmasta tulostettu lasku
näyttää (pdf-muodossa):
MembisLasku.pdf.
Ohjelma osaa muodostaa myös hyvityslaskuja ja maksukehotuksia. Maksukehotuksille järjestelmä osaa
laskea automaattisesti viivästyskorot ja maksukehotusmaksut.
Ohjelmalla on mahdollista laskuttaa asiakkaita myös eri valuutoilla sillä asiakkaille voidaan
määritellä oletusvaluutta jota käytetään laskuilla. Tarvittaessa valuutan voi vaihtaa laskukohtaisesti.
Membiksellä on mahdollista tehdä myös lukemalaskutusta. Jäsenryhmille voidaan määritellä tuotteet
joiden hintatietoja lukemalaskutuksessa käytetään. Kun tuotteet on määritelty niin laskujen
muodostus voidaan ajaa massana esim. kaikille jäsenille tai tietylle ryhmälle.
Laskujen muodostuksen yhteydessä ohjelma osaa laskea laskuille oikeat
summat jäsenille syötettyjen kulutuslukemien perusteella.
Lukemalaskutus on helppokäyttöinen ja hyödyllinen toiminto esim. vesiosuuskunnille
jotka laskuttavat veden kulutusta. Toimintoa voidaan kuitenkin käyttää mihin
tahansa muuhunkin kulutukseen perustuvaan laskutukseen.
iPost
Ohjelman avulla on mahdollista luoda laskuista ja maksukehotuksista iPost -tiedostoja. Muodostuneet tiedostot voidaan lähettää
Itellan iPost -keskukseen, jossa kirjeet tulostetaan, laitetaan kuoriin ja toimitetaan edelleen kirjepostina lähetysten vastaanottajille.
Lisätietoa aiheesta löytyy Postin sivuilta osoitteesta:
http://www.ipost.fi.
Finvoice
Ohjelman avulla on mahdollista luoda Finvoice verkkolaskuja. Verkkolaskut voidaan toimittaa maksajille välittäjän kautta (yleensä pankki)
tai ne voidaan lähettää sähköpostin liitteinä suoraan vastaanottajille.
Lisätietoa Finvoice verkkolaskuista löytyy
Finanssialan Keskusliiton sivuilta.
Myyntireskontra
Laskujen maksutilanteen seuranta on helppoa. Ohjelma pystyy lukemaan pankin viiteaineistotiedostoja
ja ohjelma osaa automaattisesti kohdistaa aineistoon kuuluvat suoritukset laskuille. Laskuja voidaan merkitä
myös manuaalisesti maksetuiksi tai maksamattomiksi.
Ostotilaukset
Järjestelmään on mahdollista syöttää ostotilauksia joille ohjelma osaa hakea automaattisesti toimittajakohtaiset
oletustiedot (mm. valuutta, maksuehto ja toimitustapa). Tarvittessa oletustietoja voidaan muuttaa tilauskohtaisesti.
Järjestelmään voidaan syöttää sekä kotimaisille että ulkomaisille toimittajille suunnattuja ostotilauksia (tuki kaikille valuutoille).
Ostotilaukset voidaan tulostaa paperille, MS Wordiin tai Pdf-muotoon. Järjestelmään luodut ostotilaukset voidaan
lähettää kätevästi myös sähköpostilla tavarantoimittajille (Pdf-liite). Ostotilauksista voidaan luoda
automaattisesti myös ostolaskut.
Ostolaskut
Järjestelmään on mahdollista syöttää ostolaskuja joille ohjelma osaa hakea automaattisesti toimittaja-/laskuttajakohtaiset
oletustiedot (mm. valuutta, maksuehto, toimitustapa ja viivästyskorko). Tarvittessa oletustietoja voidaan muuttaa ostolaskukohtaisesti.
Järjestelmään voidaan syöttää sekä kotimaisia että ulkomaisia ostolaskuja (tuki kaikille valuutoille).
Ostolaskuja voidaan lisätä ohjelmaan helposti myös pankkiviivakoodinlukijan avulla. Järjestelmä pitää sisällään myös ostolaskujen
hyväksymistoiminnon.
Ostoreskontra
Järjestelmään syötetyistä ostolaskuista voidaan muodostaa helposti maksuaineisto pankille. Tällöin ohjelma osaa
merkitä ostolaskut automaattisesti maksetuiksi annetun maksupäivän mukaan. Ostolaskuille voidaan syöttää suorituksia
myös manuaalisesti (tuki myös osasuorituksille).
Ostolaskuista voidaan tulostaa laskupäiväkirja halutulta ajalta esim. kirjanpitoa, alv-tilitystä tai omaa seurantaa varten.
Ko. raportti voidaan tulostaa maksetuista/ maksamattomista tai kaikista ostolaskuista.
Tuoterekisteri
Järjestelmään on mahdollista syöttää rajattomasti erilaisia tuotteita ja niitä pystyy kätevästi lisäämään laskuille. Laskuja muodostettaessa ohjelma osaa automaattisesti vähentää varastosta tavaraa.
Myyntitietojen lisäksi tuotteille voidaan tallentaa niiden hankintaan liittyviä tietoja. Ohjelmalla on mahdollista suorittaa myös katelaskentaa.
Kaikille tuotteille voidaan määrittää myös viivakoodit ja ostettuja tuotteita voidaan lukea varastoon sisään viivakoodilukijan avulla.
Järjestelmästä voidaan tulostaa raportteja joiden avulla voidaan seurata mm. varaston tilannetta. Lisäksi ohjelmasta voidaan tulostaa tuotekohtaisia raportteja joilla voidaan seurata jonkin tuotteen menekkiä tietyllä aikavälillä.
Varusterekisteri
Ohjelmaan on mahdollista syöttää kaikki yhteisön omistamat varusteet. Jos yhteisön omistamia varusteita lainataan jäsenille, jokaiselle varusteelle pystytään valitsemaan käyttäjä ja järjestelmästä voidaan tulostaa käyttäjäluettelo, josta ilmenee kenellä mikäkin varuste on käytössä.
Koulutukset
Järjestelmään voidaan määritellä yhteisökohtaisesti erilaisia koulutuksia/kursseja. Jokaiselle jäsenelle voidaan
lisätä hänen suorittamat koulutukset/kurssit. Ohjelman tulostusvalikon kautta voidaan tulostaa erilaisia
koulutuksiin/kursseihin liittyviä raportteja.
Arvomerkit
Järjestelmään voidaan määritellä yhteisökohtaisia arvomerkkejä. Jokaiselle jäsenelle voidaan
syöttää myönnetyt arvomerkit. Ohjelman tulostusvalikon kautta voidaan tulostaa erilaisia
raportteja arvomerkeistä.
Muistutusrekisteri
Ohjelmaan pystyy syöttämään jäsen- ja asiakaskohtaisia muistutuksia. Aina kun ohjelman
käynnistää niin järjestelmä tarkistaa onko kuluvalle päivälle tai aikaisemmille päiville
tallennettu muistutuksia. Jos muistutuksia löytyy niin niistä ilmoitetaan.
Muoviset jäsenkortit
Ohjelmasta on mahdollista tulostaa muovisia jäsenkortteja joiden koko vastaa tavallisen pankki-/luottokortin kokoa.
Muovikortit voidaan tulostaa valitulle jäsenelle, valittuihin ryhmiin kuuluville jäsenille tai kaikille jäsenille.
Lisäksi käyttäjä voi valita mitä tietoja korteille tulostetaan. Muovikorteille voidaan tulostaa myös esim. jokin
taustakuva ja/tai logo. Muovikortit voidaan tulostaan suoraan muovikorttitulostimelle.
Raportit
Ohjelmassa on tulostusvalikko, jonka avulla erilaisten raporttien tulostaminen käy helposti.
Useimpien raporttien kohdalla on mahdollista valita tulostetaanko raportit kaikista jäsenistä,
valittuihin ryhmiin kuuluvista jäsenistä vai yksittäisestä jäsenestä. Voit myös valita
tulostetaanko raportit MS Wordiin, esikatselutilaan vai suoraan paperille. Laskuille voidaan
sisällyttää yhteisön käyttämä logo.
Membis WebShop Pro
Suoralinkki verkkokaupan demoon: Sisään verkkokauppaan
Alla tarkempi kuvaus verkkokaupan ominaisuuksista
Membis WebShop Pro on täydellinen verkkokaupparatkaisu joka toimii reaaliaikaisesti samassa tietokannassa Membis
Jäsenrekisteriohjelman kanssa. Tämä mahdollistaa sen,
että tietoja voidaan kätevästi hallita Membis -ohjelman käyttöliittymällä eikä erillistä verkkokaupan hallinnointityökalua
tarvita. Yhdellä Membis -ohjelmalla voidaan tarvittaessa hallita myös useita eri verkkokauppoja.
Membis -ohjelmalla voidaan helposti hallita verkkokaupan asiakkuuksia ja määritellä mitkä tuoterekisterin tuotteet ovat verkkokaupassa myynnissä.
Membis ohjelman tuoterekisterissä olevien tuotteiden tiedot (mm. tuotekuvat, tuoteselosteet, varastosaldo) kuten myös
jäsen-/asiakaskohtaiset alennukset huomioidaan automaattisesti myös verkkokaupan puolella. Verkkokaupan kautta tulevat
uudet asiakkuudet, myyntitilaukset ja laskut näkyvät heti Membis -ohjelmassa ja ne voidaan helposti käsitellä eteenpäin
(mm. keräilylistat/lähetteet).
Kun uusia tilauksia tulee sisään niin verkkokauppa osaa lähettää asiakkaille automaattisesti tilausvahvistukset, laskut ja kuitit. Uusista tilauksista
voidaan lähettää myös tieto verkkokaupan ylläpitäjälle jos niin halutaan. Verkkokauppa toimitetaan kaksikielisenä
(suomi ja englanti). Verkkokauppa osaa myydä ulkomaisille yhteisöasiakkaille automaattisesti nollaverokannalla
jos arvonlisäverotunniste on annettu.
Verkkokauppa on ulkoasultaan selkeä ja se sisältää mm. ostoskori -toiminnon sekä tuotteiden haku -toiminnon. Verkkokauppa osaa myös
markkinoida itse itseään. Se osaa näyttää valitun tuotteen yhteydessä listauksen niistä tuotteista joita asiakkaat ovat samalla hankkineet.
Lisäksi se osaa hakea automaattisesti listan myydyimmistä tuotteista ja näyttää ne asiakkaille. Rekisteröityneet asiakkaat voivat
kirjautua sisään verkkokauppaan jolloin he voivat selailla aiemmin tehtyjä tilauksia sekä seurata uusien tilausten etenemistä (toimitustieto).
Membis WebShop Pro tukee mm. seuraavia maksutapoja:
Lasku
Matkahuollon bussiennakko
Postiennakko
Asiakas voi vapaasti päättää mitkä maksutavat haluaa ottaa käyttöön verkkokaupassa.
Jos maksutavaksi valitaan verkkomaksu niin asiakkaat voivat maksaa ostoksensa tilauksen yhteydessä. Onnistuneesta verkkomaksusta generoidaan automaattisesti
maksettu lasku Membis -ohjelmaan sekä lähetetään kuitti sähköpostitse.
Verkkokauppa voi toimia itsenäisesti tai se voidaan liittää osaksi asiakkaan jo olemassa olevia www-sivuja. WebShop Pro soveltuu
sekä kuluttuja-asiakkaiden että yritysasiakkaiden kauppapaikaksi (näkyvissä sekä verottomat että verolliset hinnat). Verkkokauppaa
voidaan käyttää myös myyjien työkaluna. Myyjät voivat tällöin syöttää tilaukset järjestelmään ajasta ja paikasta riippumatta vaikka
kännykällä tai kannettavalla.
Verkkokaupan demoon voitte tutustua tästä linkistä: Sisään verkkokauppaan.
Hinnasto -linkin alta löytyy tietoa siitä mitä Membis WebShop Pro maksaa.
Membis Kävijäseuranta
Membis Kävijäseurannan avulla voidaan seurata käyntejä yhdistyksen tiloissa / harjoituksissa.
Kävijäseurannasta saadaan tulostettua halutulta aikaväliltä tilastoraportit kävijämääristä,
käyntikerroista ja käyntikertojen kestoista.
Membis Kävijäseuranta osaa tarvittaessa muodostaa myös eri tukitahoille laskut halutulta aikaväliltä
ohjelman laskemien käyntikertojen / käyttöprosenttien perusteella.
Hinnasto -linkin alta löytyy tietoa siitä mitä Membis Kävijäseuranta maksaa.
Järjestelmä on syntynyt usean vuoden kehitystyön tuloksena ja sen kehittämiseen on osallistunut
lukuisia eri toimialoilla toimivia yrityksiä. Ohjelman ensimmäinen versio (1.0) julkaistiin 15.10.2000
ja kehitystyö jatkuu edelleen. Ohjelman kehittämisestä
vastaa Comeira Oy.
|
|
|
